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Conozca 5 consejos para gestionar los recursos financieros de una institución escolar

Tiempo de lectura: 4 minutos

En las instituciones educativas, así como en organizaciones de otro tipo, la gestión de recursos financieros es de gran importancia para el éxito.

Si bien el objetivo fundamental de las escuelas es la educación de los alumnos, al igual que otros negocios debe pagar impuestos, cobrar las colegiaturas, administrar los ingresos para el pago al personal y la compra de suministros, entre otras características de la administración financiera.

Aunque una escuela tenga una excelente reputación por sus docentes y tenga reconocimientos por la calidad de la enseñanza, no contar con una gestión financiera escolar transparente puede llevarla a la quiebra y ensuciar una imagen de excelencia.

Hoy en el blog de What’s New le contaremos cómo implementar prácticas de gestión financiera efectivas en su escuela para asegurar una administración transparente y eficiente. Acompáñenos a leer.

Consejo 1. Implementar un sistema de control financiero interno que promueva la transparencia

La implementación de un software de gestión de recursos financieros escolares es tan solo el primer paso para optimizar los procesos, mejorar la eficiencia y reducir los costos.

Lo más importante es generar flujos de trabajo, asignar responsabilidades claras a los miembros de los equipos que trabajarán con el software y promover la transparencia de las operaciones e informes financieros.

Por otro lado, cada institución debe tener políticas claras de control interno para prevenir la corrupción y el mal uso de los recursos, como una inadecuada autorización de los gastos.

Estas políticas combinan muy bien con la transparencia de los recursos y la información, además de facilitar el intercambio de presupuestos, gastos e ingresos para que los directivos tomen decisiones estratégicas.

Consejo 2. Planificar el presupuesto con base en datos

La planificación estratégica del presupuesto es un proceso crucial que permite a las instituciones educativas asignar y administrar sus recursos financieros de manera eficiente y efectiva para alcanzar sus objetivos.

Contar con un sistema de gestión de recursos permite el análisis y planeación financiera de los recursos con base en el historial financiero para identificar las prioridades en la asignación de recursos.

Gestión financiera escolar transparente

Por ejemplo, en una institución las prioridades pueden ser la adquisición de materiales de uso diario, como los insumos de oficina y los de limpieza, y una correcta planificación permite adquirir cantidades suficientes para todo el ciclo escolar, con el beneficio de adquirirlos a un precio más bajo por volumen.

Consejo 3. Asigna presupuestos a cada área

Contar con un solo presupuesto para toda la escuela hace que la gestión se vuelva compleja. En cambio, asignar recursos a las diferentes áreas permite conocer las necesidades particulares de cada una mediante el análisis de datos y designar el presupuesto que permita alcanzar metas específicas.

Por ejemplo, el área de deportes puede contar una infraestructura deficiente y al designarle un presupuesto es más fácil ir mejorando las instalaciones y adquirir el equipo deportivo necesario para brindar a los alumnos una educación integral.

La asignación de recursos implica un análisis exhaustivo para tener una visión clara del estado de las diferentes áreas de la institución, definir metas medibles y estrategias alineadas con la misión y valores de la escuela, de modo que se pueda crear un plan de acción detallado con el presupuesto.

Esto, además, permite a la institución la diversificación de las fuentes de ingresos en cada área. Por ejemplo, crear talleres deportivos, cursos cortos de habilidades digitales, talleres de tareas, entre otros es una forma de recopilar dinero para proyectos específicos, como el de ampliar el área deportiva, o la adquisición de equipo de laboratorio.

Consejo 4. Monitoree y evalúe constantemente

Como mencionamos anteriormente, la implementación de un software es solo el primer paso. El monitoreo y evaluación de los recursos es clave para conocer el impacto de las decisiones presupuestarias.

Estas decisiones no solo se traducen en una mejora de las instalaciones, sino en una mayor cantidad de matrículas, en el rendimiento de los estudiantes, en medallas o competencias ganadas y otros indicadores de éxito.

Los datos del monitoreo y evaluación no solo sirven para garantizar la gestión financiera escolar transparente, sino para realizar ajustes en el presupuesto para que los recursos se usen de forma efectiva para alcanzar los objetivos de la institución.

Consejo 5. Invierta en capacitar a su personal

El personal educativo y administrativo también debe contar con programas de educación financiera en la escuela para que se apeguen a las políticas de control interno e identifiquen áreas de oportunidad para que los recursos se usen de forma responsable y transparente.

Características de la administración financiera

Por otro lado, el personal docente capacitado en educación financiera comprende mejor los factores que influyen en el aprendizaje de los alumnos y puede sugerir estrategias para mejorar el rendimiento académico y, al mismo tiempo, administrar los recursos.

Por ejemplo, programas de cuidado de la escuela, en los que los alumnos planten árboles, pinten sus pupitres o donen libros para mejorar la biblioteca escolar.

Conozca los beneficios del módulo financiero de CRI

Esperamos que estos consejos le sean de utilidad. Ahora que se ha convencido de que un sistema de gestión escolar es el primer paso hacia la eficiencia y el ahorro de recursos, le invitamos a conocer algunas de las funcionalidades del módulo financiero de CRI:

  • Gestione los estados de cuenta, pagos y facturas.
  • Genere reportes automáticos de ingresos, egresos, adeudos, entre otros.
  • Gestione rápidamente convenios, cobro de recargos, becas y descuentos.
  • Reciba los pagos de colegiaturas a través de la plataforma.

La plataforma de CRI se configura de acuerdo con las necesidades financieras de cada institución educativa para garantizar una gestión financiera rápida, sencilla y confiable.

Solicite más información sobre el software CRI a través de nuestro formulario de contacto, nuestros asesores le responderán a la brevedad para agendar una demo del sistema.

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