Contar con la información de una organización de forma integrada no solo la hace visible, sino que es la base para tomar decisiones en favor de ella, de forma dinámica y con un largo alcance.
Por ello, en esta ocasión le mostraremos qué es la centralización escolar y qué beneficios puede procurar a su entidad educativa.
¿Qué es la centralización escolar?
En el contexto de la administración escolar y la gestión de las instituciones, la centralización es el conjunto de procesos y de tecnologías que permiten tener la información de un centro educativo en un solo lugar. Esto incluye lo relativo al historial y datos de los educandos, los programas de estudio y la planificación de clases, así como la comunicación con los interesados en el proceso escolar (los padres de familia, autoridades y maestros) y los aspectos financieros (pagos, demoras, salud financiera), entre otros.
Es necesario aclarar que este concepto de centralización escolar hace referencia a la gestión de una escuela en particular; por lo tanto, es distinto de la centralización y descentralización de las instituciones y estrategias educativas a nivel gubernamental.
Beneficios de la centralización educativa
La centralización de la gestión de una institución educativa tiene estas ventajas:
- Permite acceder al historial de los alumnos de forma dinámica.
- Le brinda a los padres de familia y a los profesores una visión integral del desarrollo de cada estudiante.
- Ayuda a las autoridades a tomar decisiones ágiles para mejorar la impartición de los cursos o solucionar problemas de gestión escolar.
- Hace que los padres y tutores se involucren más, al contar con datos que les hagan ver las fortalezas y retos que enfrentan sus hijos.
- Brinda un respaldo seguro de los datos, por medio de soluciones tecnológicas de vanguardia, muy sencillas de usar incluso sin conocimientos técnicos.
Importancia de la centralización escolar
La centralización escolar es relevante hoy en día porque le permite a las escuelas tener un conocimiento profundo de su alumnado e identificar los retos que atraviesan con respecto de una materia, de un tema particular o en otros ámbitos. También, tener toda esta información disponible puede ser particularmente útil a la hora de planificar las estrategias de mercadotecnia y publicidad más relevantes para atraer a nuevos alumnos, altamente compatibles con la institución.
Asimismo, es un medio idóneo para generar una comunicación fluida con todas las partes interesadas y que los niveles de satisfacción de los alumnos y sus tutores se eleve de forma significativa.
Además, puede reducir los costos de administración y los tiempos asociados a estas tareas, al mismo tiempo que reduce la ocurrencia de errores y duplicados en el archivo.
Características de la centralización de los procesos educativos
Estas son las características de la centralización de procesos y datos de una institución:
- Parte del uso de un software que resguarda la información en un solo lugar.
- Cuenta con diversos niveles de acceso a los datos para que cada usuario acceda solo a lo que le corresponda.
- Brinda una solución de alta seguridad si cuenta con la programación adecuada.
- Es mucho más eficiente que tener archivos físicos o programas informáticos diversos.
- Representa una inversión altamente redituable en términos de tiempo de gestión y administración de recursos.
Cómo implementar la centralización de información en una escuela
Determine las necesidades de su institución
Tenga en cuenta la cantidad de alumnos, los diversos grados escolares con los que cuenta; si están en una o más ubicaciones, cuáles son los programas prioritarios y todo lo que pueda ser de relevancia. Así, podrá establecer cuáles son las áreas que deben integrarse cuanto antes.
Establezca un periodo de transición
Supongamos que hasta ahora la información de su institución educativa está diseminada en archivos físicos, cuyos formatos varían por grado e incluso por grupo. Esta situación debe actualizarse y será necesario que evalúe cuánto tiempo será necesario invertir en la digitalización de su papeleo, así como en que el personal de la entidad se familiarice con el uso de la solución informática. Un buen software será aquel que le brinde una transición sencilla e intuitiva para el usuario.
Involucre a los profesores, padres de familia y administrativos
Brinde, de la mano de su proveedor, una capacitación a su personal en el uso de la tecnología que les permitirá vaciar la información nueva sobre los alumnos, así como hacer consultas históricas para conocer sus avances y demás datos relacionados.
Así, todos podrán aprovechar la centralización de forma efectiva. Las plataformas de gestión más dinámicas incluyen soluciones de IA que guían a los usuarios para que encuentren lo que necesitan en tan solo unos segundos.
Diferencias entre la centralización y descentralización escolar
Veamos, finalmente, en qué se diferencian ambos enfoques de gestión:
La administración centralizada busca que la información sobre la escuela o conjunto de escuelas esté disponible en un solo lugar. La descentralización hace que cada subunidad cuente con un sistema propio.
La centralización permite tomar decisiones de largo alcance con base en información actualizada en tiempo real. La descentralización involucra que deba hacerse un análisis por cada proceso aislado y luego integrarlo con el resto.
La centralización involucra a todos los participantes y promueve una comunicación fluida. La descentralización genera un ambiente más desconectado y dependiente de un aparato burocrático.
What’s New es su opción para centralizar la información de su entidad educativa
En What’s New conocemos la importancia de que la información de su institución esté disponible en un solo lugar, las 24 horas, los 365 días del año. Con los diversos módulos de nuestro software CRI de gestión escolar: académico, de comunicación y financiero, podrá integrar todos los datos de sus educandos, la planificación por parte de los docentes y las labores administrativas de manera efectiva. Asimismo, con ayuda del módulo de inteligencia artificial podrá brindar soluciones de enseñanza-aprendizaje dinámicas tanto para los alumnos y padres de familia como para los profesores.
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