Llevar en orden la gestión financiera de una institución educativa es un reto constante, debido al volumen de transacciones y los retos de dar un seguimiento oportuno a la situación de cada alumno. Y este es un aspecto que impacta directamente en la contabilidad y la salud de recursos de la institución.
En esta oportunidad, hablaremos acerca de los sistemas de cobro en las escuelas, qué implica su gestión manual y qué beneficios ofrece una opción sistematizada digital.
Gestión manual de pagos y cobros en escuelas: ¿qué implica?
En general, llevar una administración sin automatizaciones tiene una serie de desventajas:
- Tiende a ser ineficiente: debido a que el seguimiento manual requiere una cantidad de tiempo mucho mayor.
- Suele presentar errores: las erratas son comunes, el introducir información en un expediente incorrecto, etc.
- Aumenta la morosidad: dado que requiere de un periodo mayor para realizar el seguimiento, también ocasiona que no se detecten los incumplimientos a tiempo.
- Produce problemas para llevar la contabilidad: la actividad contable requiere de tener las cuentas en orden y esto se ve entorpecido con un sistema manual.
Por lo tanto, veamos cuáles serían los beneficios de adoptar un sistema de cobros automatizado en su entidad educativa.
Beneficios de la automatización del sistema de cobro en las escuelas
Tener un sistema eficiente
La automatización hace que se genere un sistema rápido, con la información disponible los siete días de la semana, las veinticuatro horas del día.
Emitir avisos
Por medio de un software especializado, se pueden emitir los avisos correspondientes a las cuentas por pagar, para que puedan ponerse al corriente de forma inmediata.
Hacer confirmaciones automáticas
Los padres de familia y cuidadores requieren saber que sus pagos han sido realizados con éxito. Un software de calidad le permitirá emitir confirmaciones de manera automática, que les dará la tranquilidad que necesitan.
Ofrecer diversas formas de pago
Hoy en día, acudir a hacer el pago en la escuela no es posible para todos los padres de familia, debido a su ajetreado ritmo de vida. Por ello, un sistema le permitirá darles diversas opciones, como pagos dentro del sitio web y aplicaciones, así como la generación de referencias para pago en ventanilla bancaria.
Esta es una opción importante dado que, pese a la alta seguridad que ofrecen los sistemas de pago en línea, hay personas que no se sienten cómodas compartiendo sus datos y prefieren acudir a alguna sucursal cercana.
Favorecer la salud financiera de la institución
Si bien su centro educativo tiene su fin central en la enseñanza-aprendizaje, no es posible mantenerla sin unas finanzas sanas y una contabilidad al día. Un sistema automatizado de pagos hace que las escuelas alcancen sus objetivos económicos, puedan darles seguimiento e incluso proponer un aumento de los mismos.
Software CRI con sistema de cobros para escuelas
El software para control escolar Control Report Improve o CRI de What’s New le da todo lo que requiere para implementar un sistema de cobros y gestión de los pagos eficiente, por medio de la app. También permite generar referencias para pago en ventanilla, por lo que ningún padre de familia se quedará sin opciones de acuerdo con sus necesidades.
Lo mejor es que no solo incluye esta función, sino también: creación de expedientes por alumno, reportes financieros, gestión de asistencias y calificaciones, envío y recepción de avisos y otras.
En nuestro sitio web encontrará lo que debe saber para elegir nuestro software de sistema de cobros para escuelas y mucho más. Si ya está listo, puede solicitar un demo de forma gratuita o hablar con nuestros expertos que le atenderán en el botón de WhatsApp.
