En todo negocio es indispensable mantener un adecuado control de las facturas para tener en orden los ingresos y egresos educativos, así como para el cumplimiento de las obligaciones fiscales del plantel.
Al ser un proceso tan complejo, la facturación en el pago de colegiaturas requiere la implementación de herramientas informáticas y de una serie de estrategias que hoy en el blog de What’s New le contaremos.
Importancia de la facturación en el pago de colegiaturas
Más allá de ser un simple comprobante de pago, las facturas son documentos fiscales que brindan muchos beneficios para los contribuyentes, en este caso, los padres o tutores.
En México, las personas físicas, que son emprendedores, profesionistas o empresarios tienen el beneficio de deducir los pagos de las colegiaturas de sus hijos. Por esta razón, las escuelas deben proporcionar el comprobante fiscal a los padres de familia que lo soliciten para llevar un adecuado control de sus egresos.
Por otro lado, las instituciones educativas deben pagar impuestos y deben comprobar sus ingresos y egresos, por lo que el control de las facturas es clave para mantener una contabilidad ordenada, calcular correctamente los impuestos y deducciones.
Estrategias para un buen control de la facturación en el pago de colegiaturas
Las siguientes estrategias le ayudarán a implementar soluciones exitosas, que le permitan tener bajo control el proceso de facturación:
Destine un área o departamento de facturación
Con frecuencia, los directivos de los colegios están totalmente enfocados en el cumplimiento de sus actividades: calendarios escolares, inscripciones, planes de estudio, entre otros que suelen requerir la mayor parte del tiempo y la atención.
Sin embargo, el tema contable y fiscal no puede descuidarse ya que de este depende la continuidad y gran parte del éxito del instituto. Por ello, contar con un área que se dedique exclusivamente al área financiera es lo más recomendable para gestionar todos los procesos de pago, facturación, almacenamiento de facturas y cobranza.
Desarrolle políticas de cobranza transparentes
Los colegios deben tener políticas de cobranza bien definidas y transmitirlas de forma clara a los padres de familia. Además de informarles sobre los costos y fechas de pago, debe indicar si hay algún proceso adicional para la emisión de comprobantes fiscales.
Por otro lado, los procesos de cobranza deben indicarse en el contrato, de modo que los padres de familia o tutores sean informados desde el momento que inscriban a sus hijos en el plantel. Además, es importante darles una copia del contrato firmado para que consulten la información siempre que lo requieran.
Algunas de las políticas de cobranza incluyen:
- Términos y condiciones de pagos
- Penalizaciones en caso de retraso en el pago
- Procesos de seguimiento
- Canales de comunicación
Implementación de un software de gestión
Implementar un software de gestión escolar es una excelente alternativa para optimizar los procesos contables y administrativos del plantel. Estos programas permiten centralizar toda la información del instituto: datos de los alumnos, control de calificaciones, calendarios escolares, entre otros datos para gestionarlos en una sola plataforma.
Además, el software permite automatizar procesos repetitivos en el área de facturación y finanzas. Por ejemplo, puede enviar recordatorios de pago después de la fecha de vencimiento, generar informes, validar las facturas automáticamente, entre otras tareas.
Esta automatización reduce el trabajo manual y las dificultades que conlleva un área tan compleja como la cobranza. Además, es indispensable contar con toda la información en formatos digitales para presentarla en tiempo y forma a las autoridades fiscales.
Defina KPI clave
Después de la implementación de un software, podrá implementar indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) para analizar el rendimiento de sus estrategias, evaluar el promedio de colegiaturas pagadas, identificar tendencias en los pagos de colegiaturas, entre otros.
Dar seguimiento a los KPI le ayudarán a identificar las áreas de oportunidad en la cobranza y facturación, además de diseñar estrategias para reducir la morosidad y emitir las facturas en tiempo y forma.
Descubra todos los beneficios del software CRI para su escuela
Esperamos que esta información le sea de utilidad. En What’s New contamos con el software CRI el cual incluye un módulo financiero, un sistema de cobro para escuelas, diseñado para agilizar los pagos y el proceso de facturación.
Si usted aún se ha convencido de la importancia de implementar un software de gestión escolar, estos beneficios le ayudarán a tomar una decisión informada y estratégica para el futuro de su institución:
- Emisión de facturas electrónicas desde la plataforma CRI
- Disminución de los errores hasta en un 90%
- Ahorro del 40% en tareas administrativas
- Envío automático de recordatorios personalizados
- Procesos de facturación exitosos y simplificados
- 50% menos riesgo de sanciones fiscales por incumplimiento en la facturación
- Transparencia en la información y procesos financieros
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