La llegada de un nuevo ciclo escolar 2024 está a la vuelta de la esquina. Los alumnos disfrutan sus últimos días de vacaciones, los padres de familia se preparan para retomar la rutina y los administrativos de la escuela… bueno, ellos probablemente están vueltos locos por la gran cantidad de trabajo para dar de alta nuevos alumnos, recibir listas de útiles, crear expedientes y muchas, muchas otras labores más.
Si este es su caso, ¿por qué aún no implementa un software de gestión escolar? Quédese a leer porque hoy le contaremos cómo es el arranque de un nuevo ciclo escolar con software de gestión.
Nuevo ciclo escolar, nuevas oportunidades para un mejor comienzo
El sector educativo, al igual que otros, se renueva constantemente. Las escuelas no solo tienen que adaptarse a los cambios en el sistema educativo o en los libros de texto, también deben estar a la vanguardia en soluciones tecnológicas para gestionar los procesos de trabajo.
La pausa por fin de cursos es un receso vacacional para alumnos y padres de familia, pero el personal docente y académico debe realizar muchas labores para planificar el nuevo ciclo escolar y dar la bienvenida a nuevos alumnos que se incorporan a la institución.
A continuación, le contaremos cómo iniciar un nuevo ciclo escolar con software de gestión le ayudará a optimizar todos los procesos a lo largo del año:
Creación de planes educativos y horarios de docentes
En todo plantel educativo se manejan horarios y maestros para diferentes actividades: inglés, artes, educación física, clases especiales como música, futbol, entre otras.
Las escuelas deben planificar los tiempos para que las asignaturas se impartan conforme al plan de la Secretaría de Educación Pública, pero también al sistema propio, de modo que se alcancen los objetivos de cada grado escolar.
Un software de gestión es clave para la planificación del calendario escolar, asignación de horarios, materias y eventos culturales.
Además, cada cambio realizado en el calendario se refleja en la plataforma de gestión, de modo que docentes, estudiantes y padres de familia estarán notificados de forma automática.
Canal de comunicación institucional
En muchos planteles se utilizan aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp o Skype, e incluso el correo electrónico para el intercambio de información institucional. Sin embargo, un software de gestión brinda el canal ideal para transmitir avisos y notificaciones generales para que estén enterados tanto los docentes como alumnos y padres de la información de la escuela.
Por otro lado, estas plataformas facilitan la interacción de la comunidad administrativa y docente de la escuela para crear flujos de trabajo optimizados, ahorrando tiempo de largas reuniones o correos largos para transmitir la información.
Procesos paperless
Cada vez más escuelas se preocupan por implementar acciones concretas para el cuidado del medio ambiente, desde las políticas de no residuos hasta los procesos paperless, o sin papel.
Contar con un software de gestión es una solución para reducir y evitar la generación innecesaria de papel.
Por ejemplo, las inscripciones con información digitalizada, los avisos a través de la plataforma, boletas electrónicas, certificados digitales, entre otros procesos que pueden realizarse sin generar papel.
Por otro lado, además de la eficiencia y rapidez de los archivos digitales, el software de gestión escolar almacena la información en la nube.
Esto significa eliminar el uso de archiveros, impresoras, libreros, e incluso de discos duros o unidades de almacenamiento externo: toda la información permanece en la nube, sin saturar los sistemas y sin papeles.
Dentro de los beneficios de gestionar la información en la nube se encuentra la posibilidad de acceso remoto para que, tanto personal administrativo como alumnos y padres de familia ingresen de forma remota a la plataforma para agilizar las inscripciones y procesos de inicio de ciclo escolar.
Menos horas laborales = más vacaciones
Como ya mencionamos, el periodo vacacional para los alumnos no implica vacaciones para el personal administrativo.
Sin embargo, al implementar un software de gestión escolar se agilizan los procesos, se pueden programar exámenes de admisión en línea, crear expedientes digitales con unos cuantos clics y transformar la experiencia de una escuela tradicional en una modernizada.
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