En What’s New sabemos que una de las temporadas más difíciles para la gestión escolar es la de inscripciones.
Apenas pasando las graduaciones y despedidas, viene casi de inmediato el proceso arduo y tedioso de recepción de documentos, exámenes de admisión, altas de nuevos estudiantes, entre otros que resultan abrumadores para el personal administrativo.
Afortunadamente, el software para inscripciones y pagos escolares es la herramienta ideal, no solo para agilizar todo el proceso, sino para brindar una mejor atención a los padres escolares y tener mayor transparencia en la gestión.
Quédese a leer porque hoy le contaremos todo lo que debe saber.
Las dificultades en el proceso de inscripción
Las inscripciones son procesos intensos, en los que se solicita una gran cantidad de información de los alumnos, los padres de familia o tutores y documentación legal para hacer oficiales los acuerdos.
El personal administrativo de las instituciones es el encargado de gestionar las inscripciones, y no solo se encargan de atender a los padres de familia y gestionar los procesos: también suelen encargarse de llamadas telefónicas, citas y atención a las personas que se presentan para solicitar información.
Todo este proceso se va haciendo más complejo si pensamos en las escuelas que solicitan exámenes de admisión, o que requieren formularios extensos, que requieren una gran cantidad de tiempo… y mucho desperdicio de papel.
Estos procesos no solo se repiten año con año, sino que pueden ir haciéndose más complejos dependiendo del grado escolar, tipo de institución y estudiantes.
Por ejemplo, los requisitos para un alumno que ingresa a la primaria pueden ser más complejos que los de alumnos de preparatoria o bachiller, ya que se necesita mucha información de los menores de edad.
¿Cómo puede el System Control Report Improve o CRI de Whats new optimizar la inscripción en tu escuela?
Si usted tiene una institución o escuela y aún realiza procesos en papel, las siguientes formas de agilizar las inscripciones le convencerán de implementar un software de gestión escolar:
Sistema para Inscripción electrónica
Las inscripciones requieren llenar a mano varias hojas de formularios con la información de los alumnos: nombre, CURP, dirección, nombre de los padres, tutores legales, datos de contacto en caso de emergencias, entre muchos otros.
| 📚 Beneficios del sistema de inscripción digital | |
|---|---|
| Formulario digital | Los padres llenan el formulario desde su celular o computadora, sin hacer filas ni acudir a la escuela. |
| Carga de documentos en línea | Evita entregar documentos en físico. Los padres pueden subir actas, CURP y comprobantes directamente en el sistema. |
| Menos papel, más orden | Toda la información se guarda digitalmente, lo que facilita su organización y elimina archivos físicos innecesarios. |
| Actualización sencilla | Es posible actualizar datos rápidamente sin volver a llenar formularios desde cero. |
| Búsqueda rápida | El personal administrativo puede encontrar el expediente de un alumno en segundos con solo ingresar su nombre. |
| Interconexión entre escuelas | Las instituciones con convenios o sucursales comparten información fácilmente para agilizar traslados o cambios de grado. |
| Ahorro de tiempo y reducción de errores | El sistema automatiza tareas repetitivas, acelera el proceso de inscripción y reduce errores humanos. |
Pagos electrónicos
Sin duda, los padres de familia necesitan varias alternativas para que los pagos sean más rápidos, seguros y cómodos.
Las viejas prácticas de hacer pagos en efectivo en la escuela, o de acudir a los bancos no solo son obsoletas por la falta de practicidad, sino por lo inseguro que puede ser traer dinero en efectivo.
| 💳 Beneficios del sistema de pagos electrónicos escolares | |
|---|---|
| Pagos desde cualquier dispositivo | El sistema permite recibir pagos a través de pasarelas, apps o módulos; incluso se puede subir el comprobante de pago manualmente. |
| Más opciones para las familias | Los padres pueden elegir el método que mejor se adapte a ellos, sin necesidad de acudir físicamente a la escuela o al banco. |
| Programación automática de pagos | Se puede agendar el pago de la colegiatura desde la banca en línea, lo que reduce olvidos y retrasos. |
| Facturación automática | El sistema genera facturas de forma automática, minimizando errores y haciendo más eficiente la administración contable. |
| Seguimiento claro y en tiempo real | El personal puede revisar qué pagos han sido realizados o están pendientes desde un panel con registros siempre actualizados. |
Gestión online de procesos escolares
Además de las inscripciones, un software de gestión escolar permite optimizar otros procesos: calendarios escolares, boletas, expedientes de alumnos, pase de lista, entre otros para reducir la carga administrativa, evitar errores y mejorar la experiencia de alumnos y padres de familia.
Descubra las ventajas del software para inscripciones escolares
| 🧠 Beneficios del software CRI para la gestión escolar | |
|---|---|
| Gestión integral desde un solo lugar | CRI (Control Report Improve) de What’s New integra módulos académico, financiero y de comunicación para centralizar los procesos administrativos escolares. |
| Módulo Académico completo | Permite crear expedientes electrónicos de cada alumno con toda su información personal y académica en un solo lugar. |
| Información académica organizada | Los expedientes pueden incluir boletas, criterios de evaluación, control de asistencias, observaciones y horarios, facilitando el seguimiento escolar. |
| Acceso rápido y seguro | Todo se gestiona digitalmente, lo que permite al personal consultar o actualizar datos de manera ágil y segura desde cualquier dispositivo autorizado. |
| Mejora de procesos internos | Al automatizar tareas administrativas, el software permite ahorrar tiempo, reducir errores y enfocarse en la mejora continua de la institución. |
Con el módulo Académico, su personal podrá crear expedientes electrónicos con los archivos de cada alumno para administrar su información fácilmente. En ese mismo expediente, podrá agregar información como boletas, criterios de evaluación, control de asistencias, horarios, control de calificaciones, entre otros.
Con el módulo Comunicación, el intercambio de información nunca será más fácil: comparta con los padres de familia todos los datos sobre las inscripciones, requisitos, y podrá crear usuarios para que los padres de familia consulten los mensajes del colegio y den seguimiento a los procesos de inscripción y académicos de sus hijos.
Con el módulo Financiero y nuestro sistema de cobro para escuelas podrá optimizar: la recepción de pagos de inscripción, libros, uniformes, colegiaturas, convenios con dirección, becas, descuentos, entre otros se realiza a través de la plataforma CRI, en la banca móvil o con pago en ventanilla para mayor comodidad de los padres de familia.
Solicite una demo de nuestra plataforma de gestión escolar a través del formulario de contacto o botón de WhatsApp y comience a optimizar su gestión desde este nuevo ciclo escolar.
