En What’s New sabemos que una de las temporadas más difíciles para la gestión escolar es la de inscripciones.
Apenas pasando las graduaciones y despedidas, viene casi de inmediato el proceso arduo y tedioso de recepción de documentos, exámenes de admisión, altas de nuevos estudiantes, entre otros que resultan abrumadores para el personal administrativo.
Afortunadamente, el software escolar pagos e inscripciones es la herramienta ideal no solo para agilizar todo el proceso, sino para brindar una mejor atención a los padres escolares y tener mayor transparencia en la gestión.
Quédese a leer porque hoy le contaremos todo lo que debe saber.
Las dificultades en el proceso de inscripción
Las inscripciones son procesos intensos, en los que se solicita una gran cantidad de información de los alumnos, los padres de familia o tutores y documentación legal para hacer oficiales los acuerdos.
El personal administrativo de las instituciones es el encargado de gestionar las inscripciones, y no solo se encargan de atender a los padres de familia y gestionar los procesos: también suelen encargarse de llamadas telefónicas, citas y atención a las personas que se presentan para solicitar información.
Todo este proceso se va haciendo más complejo si pensamos en las escuelas que solicitan exámenes de admisión, o que requieren formularios extensos, que requieren una gran cantidad de tiempo… y mucho desperdicio de papel.
Estos procesos no solo se repiten año con año, sino que pueden ir haciéndose más complejos dependiendo del grado escolar, tipo de institución y estudiantes.
Por ejemplo, los requisitos para un alumno que ingresa a la primaria pueden ser más complejos que los de alumnos de preparatoria o bachiller, ya que se necesita mucha información de los menores de edad.
¿Cómo un software de gestión escolar agiliza las inscripciones?
Si usted tiene una institución o escuela y aún realiza procesos en papel, las siguientes formas de agilizar las inscripciones le convencerán de implementar un software de gestión escolar:
Registro electrónico de la información
Las inscripciones requieren llenar a mano varias hojas de formularios con la información de los alumnos: nombre, CURP, dirección, nombre de los padres, tutores legales, datos de contacto en caso de emergencias, entre muchos otros.
Además, las instituciones solicitan documentos oficiales en original o copia, lo cual dificulta a los padres mucho la realización de otros trámites en caso de requerirlo, y hace que la escuela tenga una gran cantidad de documentos en papel.
Al realizar procesos electrónicos, los padres pueden llenar formularios y compartir archivos digitales: actas de nacimiento, CURP, comprobantes de domicilio, certificados de grados anteriores, entre otros, sin la necesidad de archivos en físico.
Por otro lado, los archivos electrónicos pueden ser actualizados rápidamente; para rastrearlos, el personal administrativo solo tiene que poner el nombre del alumno y encontrarlos en cuestión de segundos en su computadora para consultar o actualizar la información.
Incluso, algunas escuelas que tienen convenios o que tienen redes, sucursales o instituciones hermanas, pueden compartir información a través de una plataforma digital, lo que agiliza el proceso, especialmente en los cambios de grado, en traslados o cambios de ciudad.
Diversificación en los pagos
Sin duda, los padres de familia necesitan varias alternativas para que los pagos sean más rápidos, seguros y cómodos.
Las viejas prácticas de hacer pagos en efectivo en la escuela, o de acudir a los bancos no solo son obsoletas por la falta de practicidad, sino por lo inseguro que puede ser traer dinero en efectivo.
Un software escolar permite gestionar pagos e inscripciones, ya sea mediante pasarelas de pago, aplicaciones o módulos específicos, o solo con la captura del boucher de pago para diversificar las opciones.
Por otro lado, los pagos electrónicos ofrecen más comodidad a los padres de familia, ya que pueden programar el pago de las colegiaturas desde su banca en línea para que se emita un día del mes de forma automática para evitar los olvidos.
Asimismo, esta facilidad de pagos permite agilizar los procesos de facturación con un software escolar pagos e inscripciones, ya que se hacen de forma automatizada para evitar errores u olvidos.
Gestión de otros procesos escolares
Además de las inscripciones, un software de gestión escolar permite optimizar otros procesos: calendarios escolares, boletas, expedientes de alumnos, pase de lista, entre otros para reducir la carga administrativa, evitar errores y mejorar la experiencia de alumnos y padres de familia.
Descubra las ventajas del software CRI para las inscripciones
Control Report Improve o CRI de What’s New es un software de gestión escolar con módulos académico, financiero y de comunicación, que permite gestionar todos los procesos de las instituciones administrativas.
Con el módulo Académico, su personal podrá crear expedientes electrónicos con los archivos de cada alumno para administrar su información fácilmente. En ese mismo expediente, podrá agregar información como boletas, criterios de evaluación, control de asistencias, horarios, control de calificaciones, entre otros.
Con el módulo Comunicación, el intercambio de información nunca será más fácil: comparta con los padres de familia todos los datos sobre las inscripciones, requisitos, y podrá crear usuarios para que los padres de familia consulten los mensajes del colegio y den seguimiento a los procesos de inscripción y académicos de sus hijos.
Con el módulo Financiero y nuestro sistema de cobro para escuelas podrá optimizar: la recepción de pagos de inscripción, libros, uniformes, colegiaturas, convenios con dirección, becas, descuentos, entre otros se realiza a través de la plataforma CRI, en la banca móvil o con pago en ventanilla para mayor comodidad de los padres de familia.
Solicite una demo de nuestra plataforma de gestión escolar a través del formulario de contacto o botón de WhatsApp y comience a optimizar su gestión desde este nuevo ciclo escolar.
