Si tienes un colegio privado, probablemente tengas que lidiar con un problema frecuente: la falta de pagos puntuales de los padres de familia. Esta situación puede poner en graves problemas a la sostenibilidad financiera de la escuela, por lo que es importante tener una estrategia para la cobranza efectiva.
Hoy en el blog de What’s New le contaremos qué es la cartera vencida escolar, sus posibles repercusiones y cómo evitarla a través de la implementación de soluciones tecnológicas
¿Qué es la cartera vencida escolar?
La cartera vencida escolar se refiere a los pagos de colegiatura que los padres de familia o tutores no han realizado dentro del plazo establecido. En términos más simples: es el dinero que la escuela tiene pendiente por cobrar.
La mayoría de las escuelas privadas tienen un periodo de entre 5 y 10 días para que los padres paguen la colegiatura sin recargos, y algunas ofrecen beneficios adicionales ante el pago puntual, que suelen ser descuentos en la colegiatura o becas académicas.
Impacto de la cartera vencida en las escuelas privadas y colegios
Los altos índices de morosidad en las escuelas privadas representan un problema en la administración financiera, que puede tener consecuencias como:
Problemas de liquidez
La colegiatura de los alumnos es un ingreso fijo para las instituciones educativas, que suelen destinar un presupuesto para todos los gastos del plantel: salarios de docentes y personal administrativo, pago de servicios, compra de insumos, materiales educativos e inversión en infraestructura.
La primera consecuencia de la morosidad es la falta de liquidez de la escuela, lo que puede ponerla en problemas para asumir los gastos comunes. Esta situación puede provocar que la escuela haga recortes en servicios, que desaparezcan clases y que la calidad de la enseñanza disminuya.
Pérdida de reputación de la institución
Los colegios privados deben mantener una imagen positiva para atraer a más alumnos. Sin embargo, los problemas de liquidez dificultan al plantel la adquisición de materiales o la inversión en infraestructura.
A largo plazo, esto puede provocar que la escuela luzca vieja, deteriorada y que no cuente con equipo de cómputo, laboratorios o con clases adicionales y que contribuyan a formar una comunidad escolar más grande.
Deserción escolar
Lamentablemente, las escuelas privadas no pueden sostener a los alumnos con pagos pendientes, lo que provoca que se les restrinja el acceso a servicios escolares como exámenes, actividades extra como deportes, o exámenes.
En caso de que no se cubra la deuda, los padres de familia podrían terminar por sacar al alumno de la escuela. Al hacer esto a mitad del ciclo escolar se pone en riesgo a los estudiantes de perder el año.
¿Cómo evitar la cartera vencida a través de un software de gestión escolar?
La implementación de un software de gestión escolar como CRI es clave para mantener una cobranza saludable y reducir la cartera vencida.
Notificaciones
El software de gestión escolar CRI permite configurar alertas para notificar a los padres de familia sobre pagos vencidos o próximos a vencer. Esto ayuda a recordarles las fechas de pago y evitar que se retrasen por temas de olvido.
Facilidades de pago
En muchos casos, los padres de familia tienen complicaciones para pagar la colegiatura por obstáculos que la misma escuela interpone. Por ejemplo, aquellos colegios que únicamente reciben pagos en efectivo limitan a los padres para hacer el pago en tiempo y forma; mismo caso, en los colegios donde se debe hacer fila en los bancos para hacer el pago.
Al brindar más facilidades, como los pagos por transferencia o depósitos, la institución brinda alternativas al alcance de los padres y les permite enviar los comprobantes a través del software, lo que evita filas y hace más cómoda la cobranza.
Seguimiento de los pagos
El software de gestión escolar da seguimiento a los pagos realizados, identificando de inmediato las cuentas pendientes para ayudar al colegio a recuperar la cartera vencida con estrategias eficaces basados en reportes y análisis automáticos que el software realiza y que permiten identificar los factores que contribuyen en la morosidad.
Recomendaciones adicionales para evitar la morosidad
Defina una estrategia de cobranza para tener contacto con los padres de familia morosos.
Ofrezca opciones de pago como transferencia, tarjeta o depósito: entre más sencillo sea el proceso, mayores probabilidades habrá de que los padres paguen a tiempo.
Permita pagos anticipados y ofrezca beneficios a los buenos pagadores.
Amplíe sus canales de comunicación y brinde la oportunidad de acercamiento en caso de morosidad. Renegociar los pagos no solo le ayudará a recuperar la cartera vencida, sino a tener una mejor imagen, a evitar la deserción y a crear una comunidad escolar más grande.
Conozca los beneficios del software CRI de What’s New
Control Report Improve o CRI de What’s New es un software para inscripciones escolares que le brindará las herramientas para evitar la cartera vencida en su plantel. Con el módulo financiero, tendrá un sistema de cobro para escuelas, control de calificaciones, colegiaturas, becas, descuentos, facturación y reportes financieros en una plataforma fácil de usar y segura.
Solicite una demostración gratis del software CRI de What’s New a través del botón de WhatsApp, nuestros asesores le atenderán con gusto y le brindarán toda la información que necesita.
